Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir, welche Personendaten wir im Zusammenhang mit der Website https://app.calio.ch und der Software Calio bearbeiten. Sie richtet sich nach dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, nach der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO).
1. Verantwortlicher
[fehlt: Firmenname], [fehlt: Strasse und Nr.], [fehlt: PLZ und Ort], Schweiz
Kontakt für Datenschutzanliegen: info@calio.ch
Wichtig: Für die Belege und Buchhaltungsdaten, die unsere Kunden in die Software hochladen, ist der jeweilige Kunde verantwortlich. Wir bearbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag als Auftragsbearbeiter gemäss dem Auftragsbearbeitungsvertrag. Personen, deren Daten in solchen Belegen enthalten sind (z.B. Kundinnen, Lieferanten oder Mitarbeitende unserer Kunden), wenden sich für ihre Rechte in erster Linie an das jeweilige Unternehmen.
2. Welche Daten wir bearbeiten
Konto und Vertrag: Firmenname, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als kryptografischer Hashwert, nie im Klartext), Zeitpunkte der Registrierung, der E-Mail-Bestätigung und der letzten Anmeldung, akzeptierte AGB-Version, Status der Testphase bzw. des Abonnements.
Sitzungen und Sicherheit: Für angemeldete Sitzungen speichern wir IP-Adresse, Browserkennung (User-Agent) sowie Beginn und Ablauf der Sitzung. Zur Abwehr von Missbrauch zählen wir fehlgeschlagene Anmelde- und Registrierungsversuche pro IP-Adresse und E-Mail-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher.
Inhalte in der Software: hochgeladene Belege (z.B. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Lohnunterlagen, Verträge) und die daraus erzeugten Daten wie Buchungen, offene Posten, Kunden- und Lieferantenangaben, Aufgaben, Notizen und Verläufe. Lohnunterlagen können besonders schützenswerte Personendaten enthalten.
Abonnement und Zahlung: gewählter Plan, Abrechnungsperiode, Rechnungsadresse und Referenz, Zahlungsstatus sowie beim Zahlungsanbieter hinterlegte Kunden- und Abonnementskennungen. Kartendaten werden ausschliesslich vom Zahlungsanbieter erfasst und gespeichert; wir erhalten sie nicht.
Kommunikation: E-Mails, die Sie uns senden, und die von uns versandten System-E-Mails (Bestätigung der E-Mail-Adresse, Zurücksetzen des Passworts, Sicherheitshinweise).
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir bearbeiten die Daten, um das Konto bereitzustellen, den Vertrag zu erfüllen, die Software zu betreiben und zu sichern, Missbrauch zu verhindern, mit Ihnen zu kommunizieren und gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir uns auf die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), unsere berechtigten Interessen an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Wir verwenden Ihre Daten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und erstellen keine Profile.
4. Cookies und Website
Wir setzen ausschliesslich ein technisch notwendiges Cookie ein, das Ihre Anmeldung speichert («calio_session»). Es enthält eine zufällige Kennung, ist für Skripte nicht lesbar und wird bei der Abmeldung gelöscht. Wir verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies und binden keine Inhalte von Drittanbietern (z.B. Schriftarten, Karten, Social-Media-Plugins) ein.
5. Empfänger und Auftragsbearbeiter
Zugriff auf Ihre Daten haben nur Mitarbeitende des Anbieters, soweit es für Betrieb und Support nötig ist. Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsbearbeiter ein, die vertraglich zu Vertraulichkeit und Datensicherheit verpflichtet sind:
- Hosting: Infomaniak Network SA, Serverstandort Schweiz — Speicherung und Betrieb sämtlicher Daten.
- E-Mail-Versand: Infomaniak Network SA, Schweiz — erhält E-Mail-Adresse, Name und den Inhalt der System-E-Mails, jedoch keine Belege oder Buchhaltungsdaten.
- Zahlungsabwicklung: [fehlt: Zahlungsanbieter], [fehlt: Standort Zahlungsanbieter] — erhält bei einer Online-Bestellung Firmenname, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Plan und Zahlungsdaten, jedoch keine Belege oder Buchhaltungsdaten. Bei Zahlung auf Rechnung wird kein Zahlungsanbieter eingesetzt.
- KI-Verarbeitung: Anthropic PBC, San Francisco, USA — erhält die für eine Auswertung nötigen Inhalte (z.B. Text eines Belegs, Ausschnitte der Buchhaltungsdaten), wenn Sie den Assistenten verwenden oder einen Beleg verarbeiten lassen. Jede Anfrage enthält nur die Daten Ihres Unternehmens; mehrstufige Aufgaben laufen in einer abgeschotteten Umgebung, die nur Ihren Arbeitsbereich enthält. Gebündelt ausgewertete Belege werden beim KI-Anbieter gelöscht, sobald die Ergebnisse übernommen sind.
Behörden geben wir Daten nur heraus, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
6. Bekanntgabe ins Ausland
Der KI-Anbieter hat seinen Sitz in den USA; bei der Nutzung der KI-Funktionen werden Daten dorthin übermittelt. Wir stützen diese Bekanntgabe auf folgende Garantie: [fehlt: Garantie für die Bekanntgabe ins Ausland (KI)]. Befinden sich weitere Dienstleister ausserhalb der Schweiz oder des EWR, stellen wir einen angemessenen Schutz ebenfalls durch anerkannte Garantien sicher. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.
7. Aufbewahrung
Kontodaten bewahren wir für die Dauer des Vertrags auf; Rechnungs- und Zahlungsbelege während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (Art. 958f OR). Nach Vertragsende geben wir Inhalte auf Verlangen innerhalb von 30 Tagen heraus und löschen sie danach, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (z.B. für unsere eigenen Buchhaltungsunterlagen zum Vertrag). Datensicherungen werden spätestens nach 30 Tagen überschrieben. Einmal verwendete oder abgelaufene Links zur Bestätigung und zum Zurücksetzen werden nicht weiter verwendet; Sitzungen verfallen spätestens nach ihrer Laufzeit.
8. Datensicherheit
Wir schützen die Daten mit angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen, unter anderem: verschlüsselte Übertragung (HTTPS), Speicherung von Passwörtern nur als gesalzener Hashwert (scrypt), getrennte Arbeitsbereiche pro Unternehmen, isolierte Ausführung der KI-Auswertungen pro Unternehmen, Schutz vor Anfragen fremder Websites, Begrenzung von Anmeldeversuchen, Protokollierung von Änderungen sowie regelmässige Datensicherungen.
9. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen des anwendbaren Rechts das Recht auf Auskunft über Ihre Personendaten (Art. 25 DSG), auf Berichtigung und Löschung, auf Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten (Art. 28 DSG), auf Einschränkung der Bearbeitung und auf Widerspruch. Wenden Sie sich dazu an info@calio.ch. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen.
Sie können sich zudem bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren, in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, www.edoeb.admin.ch), im EWR bei der Behörde Ihres Wohnsitzstaates.
10. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Bearbeitung ändert, zum Beispiel beim Wechsel eines Auftragsbearbeiters. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.
Stand: 15. September 2026 · Version 2026-09-15.1